Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, comunicación se refiere a “Trato, correspondencia entre dos o más personas o transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor”.
La comunicación es un proceso de intercambio de información que se da en las relaciones interpersonales.
La comunicación dentro de la empresa es esencial y se produce en todas las empresas, independientemente del tipo de actividad que desempeñen. Se basa en el intercambio y circulación de información y permite que se desarrollen las relaciones que se producen entre los miembros de la empresa.
Ningún grupo o equipo de trabajo puede funcionar si no existe una buena comunicación entre sus miembros. Para que esa comunicación funcione, no sólo basta con dar y recibir información, hace falta que esa información se transmita, se comparta y se comprenda.
Desde el punto de vista lingüístico, la comunicación tiene una serie de elementos fundamentales. Además de estos elementos, intervienen en el proceso comunicativo otras variables, procesos psicológicos que influyen en esa comunicación, como puedan ser el estado de ánimo, la intencionalidad, la motivación, la relación entre los interlocutores, etc.
ELEMENTOS LINGÜÍSTICOS DE LA COMUNICACIÓN
o Emisor: Es el comunicante, la persona que desea transmitir el mensaje.
o Receptor: Es la persona o destinatario a la que el emisor dirige el mensaje, que recibe a través de uno o más órganos sensoriales.
o Mensaje: Es la información que transmite el emisor.
o Canal: Es la vía comunicativa que escoge el emisor. Los dos canales principales son: el acústico y el visual.
o Codificación: Es el proceso mental del emisor a través del cual traduce el mensaje a unos signos capaces de ser reconocidos por el receptor.
o Descodificación: Proceso mental del receptor a través del cual se descifra el Código que ha utilizado el emisor.
o Código: Es la formulación concreta resultante del proceso de codificación, que consta de un conjunto de signos accesibles al receptor.
o Ruido: Es todo aquello que pretende dificultar la compresión correcta del mensaje, ya sea de naturaleza física, psicológica o semántica.
o Reacción: Es el impacto que la descodificación del mensaje del emisor provoca en el receptor.
o Contexto: Es la situación concreta en la cual tiene lugar la comunicación entre emisor y receptor y que influye de algún modo en su realización.
o Retroalimentación o Feedback: Es la información de vuelta que transmite el receptor al emisor. Cuando el receptor descodifica el mensaje recibido, produce una retroalimentación que transmite al emisor, donde se expresa si el contenido ha sido recibido y su grado de aceptación. Es importante interpretar el feedback del receptor para mejorar la comunicación.
TIPOS DE COMUNICACIÓN
Pero desde el punto de vista de la empresa, la comunicación se puede clasificar, además, en los siguientes tipos:
a. Según el alcance
Interna: es la que se produce entre los propios trabajadores.
Externa: es la que se produce entre la empresa y el entorno.
b. Según la dirección de la información
Vertical: la que se produce en función de la organización jerárquica de la empresa. Puede ser, a su vez, ascendente o descendente.
Ascendente: es la que proviene de los empleados y se dirige a los directivos. En las empresas se está tomando constancia de la importancia de este tipo de comunicación, puesto que así se pueden conocer los problemas que surgen, las quejas o sugerencias de los empleados, etc. De esta manera, éstos se sienten integrados dentro de la empresa y su motivación y grado de satisfacción aumenta. La mayoría de las veces, este tipo de información se recoge a través de encuestas, informes, entrevistas…
Descendente: es la que parte de los directivos hacia sus subordinados. Es más común que la comunicación descendente. Los directivos utilizan este tipo de comunicación para informar, motivar, coordinar sobre diversos aspectos de la empresa. La manera de transmitir esta información suele ser a través de cartas, boletines, correo interno, reuniones…
La comunicación descendente puede ser de diferentes tipos o con diferentes fines:
Instrucciones laborales: explicación de una tarea específica.
Procedimientos y prácticas: políticas, reglas, etc.
Feedback o retroalimentación: elogios por el trabajo desempeñado.
Adoctrinamiento de objetivos: motivar a los trabajadores con el fin de cumplir los objetivos de la empresa.
Horizontal: aquella que se produce entre personas que están en un mismo nivel jerárquico o entre aquellos que no son del mismo nivel pero que no tienen relación directa porque no pertenecen al mismo departamento. Este tipo de comunicación surge normalmente de manera espontánea entre los miembros de una empresa, y suele ser más sincera y natural, puesto que no está organizada por los directivos.
c. Según la naturaleza de la información
Formal: es la que se produce de manera estructurada, teniendo en cuenta la jerarquía establecida entre los miembros.
Informal: es la que surge de manera espontánea en las relaciones interpersonales y no tiene en cuenta las barreras jerárquicas. Este tipo de comunicación tiene una serie de características: o Ofrece información que no ha sido ofrecida por canales oficiales o Su transmisión es rápida o Crea satisfacción social o Contribuye a la formación de grupos informales o Puede dar lugar a rumores o Sirve como expresión de las relaciones personales
